Firemný večierok môže byť príležitosťou poďakovať zamestnancom, osláviť úspešný rok, predstaviť novinky vo firme alebo jednoducho vytvoriť priestor, kde sa kolegovia stretnú mimo pracovného prostredia. Aby však celý večer pôsobil profesionálne a hostia si ho užili, za niekoľkými hodinami zábavy sa často skrývajú týždne plánovania.
Výber priestoru, catering, program, ozvučenie, osvetlenie, mobiliár, logistika či koordinácia dodávateľov – jednotlivé časti musia do seba zapadnúť.
Pripravili sme preto praktický návod, ako zorganizovať firemný večierok krok za krokom a na čo pri jeho príprave nezabudnúť.
Stanovte si cieľ firemného večierka
Ešte pred hľadaním priestoru alebo programu si odpovedzte na základnú otázku: Prečo večierok organizujete?
Môže ísť napríklad o:
- vianočný večierok,
- oslavu výročia spoločnosti,
- poďakovanie zamestnancom,
- neformálne stretnutie tímu,
- oslavu dosiahnutých výsledkov,
- predstavenie nového produktu alebo smerovania firmy,
- večierok spojený s teambuildingom,
- stretnutie zamestnancov s obchodnými partnermi.
Od cieľa sa následne odvíja charakter priestoru, program, catering aj celkový štýl podujatia.
Formálna gala večera pre obchodných partnerov si vyžaduje úplne iný koncept ako neformálna párty pre zamestnancov.
Ak nechcete riešiť jednotlivé časti samostatne, môžete organizáciu zveriť profesionálnej eventovej agentúre BigAgency, ktorá zabezpečí plánovanie, dodávateľov, techniku aj koordináciu samotného podujatia.
Určite rozpočet
Rozpočet je jedným z najdôležitejších bodov pri plánovaní večierka.
Ideálne je stanoviť si celkovú sumu a následne ju rozdeliť medzi hlavné položky:
- prenájom priestoru,
- catering a nápoje,
- technické zabezpečenie,
- program a účinkujúcich,
- moderátora alebo DJ-a,
- výzdobu a branding,
- mobiliár,
- dopravu,
- fotografovanie a video,
- organizačný personál,
- prípadnú rezervu na neočakávané výdavky.
Pri plánovaní je vhodné ponechať časť rozpočtu ako rezervu. Počas príprav sa totiž často objavia dodatočné požiadavky – od ďalšieho technického vybavenia až po zvýšenie počtu hostí.
Zistite počet hostí a vyberte termín
Pred rezerváciou priestoru potrebujete aspoň približný počet účastníkov.
Rozdiel medzi večierkom pre 40, 150 alebo 500 ľudí výrazne ovplyvní prakticky všetko – veľkosť priestoru, catering, počet pracovníkov obsluhy, techniku aj program.
Pri výbere termínu myslite aj na sezónnosť. Najmä počas predvianočného obdobia bývajú atraktívne priestory, cateringové spoločnosti, moderátori či hudobné skupiny rezervované dlho vopred.
Pri väčších firemných akciách sa preto oplatí začať s prípravou niekoľko mesiacov pred plánovaným termínom.
Vyberte vhodný priestor
Priestor vytvára základnú atmosféru celého večierka.
Pri jeho výbere nepozerajte iba na maximálnu kapacitu. Dôležité sú aj ďalšie praktické otázky:
- Ako sa hostia na miesto dostanú?
- Je k dispozícii parkovanie?
- Je priestor vhodný na plánovaný program?
- Nachádza sa tam miesto na pódium alebo tanečný parket?
- Aké sú možnosti cateringu?
- Je možné priniesť vlastnú techniku?
- Dokedy môže hrať hudba?
- Je k dispozícii šatňa?
- Aké sú možnosti zásobovania a prístupu dodávateľov?
Priestor zároveň nemusí byť iba klasická reštaurácia, hotel alebo eventová hala.
Firemný večierok môžete pripraviť aj v exteriéri. V takom prípade však treba počítať so záložným riešením pre prípad nepriaznivého počasia. Jednou z možností je prenájom párty stanov, ktoré môžu vytvoriť hlavný priestor eventu alebo zastrešiť cateringovú, VIP či oddychovú zónu.
Vytvorte program a harmonogram večera
Dobrý firemný večierok by mal mať jasnú štruktúru, ale zároveň by nemal pôsobiť ako pracovná konferencia.
Príklad jednoduchého harmonogramu môže vyzerať nasledovne:
18:00 – 19:00 – príchod hostí a welcome drink
19:00 – 19:15 – privítanie a krátky príhovor
19:15 – 20:30 – večera
20:30 – 21:00 – hlavný program
21:00 – 22:00 – súťaže alebo interaktívne aktivity
22:00 – 02:00 – DJ, hudba a voľná zábava
Presný program samozrejme závisí od typu akcie.
Dôležité je najmä správne tempo. Príliš veľa príhovorov, prezentácií a organizovaných aktivít môže hostí unaviť. Naopak, večierok úplne bez programu môže po úvodnej večeri stratiť energiu.
Vyberte catering
Jedlo a nápoje patria medzi veci, ktoré si hostia z firemného večierka často pamätajú najviac.
Pri cateringu treba zohľadniť nielen počet hostí, ale aj charakter akcie.
Na neformálny večierok môže byť vhodný bufet alebo street food koncept. Pri reprezentatívnejšom podujatí môže lepšie fungovať servírované menu.
Nezabudnite ani na:
- vegetariánske a vegánske možnosti,
- potravinové alergie a intolerancie,
- nealkoholické nápoje,
- dostatok vody,
- kávu,
- neskoršie večerné občerstvenie.
Catering by mal byť zároveň zosúladený s harmonogramom. Ak napríklad hlavný program začína o 20:00, nemala by sa v rovnakom čase pred cateringom vytvoriť dlhá rada hostí.
Nepodceňte zvuk, svetlá a techniku
Technické zabezpečenie je časť eventu, ktorú si hostia často nevšímajú – až kým niečo nefunguje.
Moderátorovi nefunguje mikrofón, prezentáciu nie je vidieť, hudbu v zadnej časti miestnosti nepočuť alebo je tanečný parket príliš tmavý. Aj malý technický problém dokáže narušiť inak dobre pripravený program.
Rozsah techniky prispôsobte priestoru a programu.
BigAgency zabezpečuje prenájom zvukovej techniky vrátane ozvučenia priestoru, mikrofónov a technickej obsluhy.
Atmosféru večera výrazne ovplyvňuje aj svetlo. Profesionálne párty osvetlenie môžete využiť na nasvietenie priestoru, tanečného parketu, pódia alebo brandingových prvkov.
Pri väčšom programe môže byť potrebné aj pódium na prenájom. Využiť ho môžete na príhovory, moderovanie, odovzdávanie ocenení, koncert alebo ďalšie vystúpenia.
Pripravte zábavu pre hostí
DJ alebo živá hudba sú osvedčenou súčasťou večierkov, ale program nimi nemusí končiť.
Zaujímavým doplnkom sú aktivity, pri ktorých sa hostia môžu aktívne zapojiť.
Jednou z možností je napríklad PlayWall – interaktívna stena, ktorá ponúka rôzne pohybové a interaktívne hry.
Pri tematickom večierku môže byť zaujímavou alternatívou aj zábavné kasíno s ruletou, blackjackom alebo ďalšími kasínovými hrami.
Pri výbere programu však platí jednoduché pravidlo: atrakcie by mali zodpovedať publiku a konceptu večera. Nie je potrebné zaplniť každú minútu programu. Niekedy stačia dve alebo tri kvalitné aktivity a dostatok priestoru na voľnú zábavu a rozhovory.
Myslite na mobiliár a rozloženie priestoru
Aj kvalitný priestor môže fungovať zle, ak nie je správne rozvrhnutý.
Premyslite si jednotlivé zóny:
- registrácia a vstup,
- šatňa,
- welcome drink,
- hlavné sedenie,
- catering,
- bar,
- pódium,
- tanečný parket,
- atrakcie,
- networkingová alebo oddychová zóna.
Nie každý hosť chce celý večer sedieť pri jednom stole. Praktickým doplnkom preto môžu byť napríklad stand by stoly, ktoré vytvárajú priestor na neformálne rozhovory, networking alebo občerstvenie.
Pri plánovaní zároveň nechajte dostatočne široké komunikačné trasy medzi jednotlivými časťami priestoru.
Pripravte detailný produkčný harmonogram
Program pre hostí je iba jedna časť harmonogramu.
Organizátori by mali mať pripravený samostatný produkčný plán, ktorý môže začínať už ráno alebo deň pred samotnou akciou.
Mal by obsahovať napríklad:
- príchod jednotlivých dodávateľov,
- montáž pódia,
- inštaláciu zvuku a svetiel,
- prípravu cateringu,
- rozmiestnenie mobiliáru,
- soundcheck,
- skúšku prezentácií a videí,
- briefing personálu,
- otvorenie registrácie,
- jednotlivé body programu,
- demontáž a odvoz vybavenia.
Pri každej dôležitej úlohe by mal byť určený konkrétny človek, ktorý za ňu zodpovedá.
Deň pred večierkom všetko skontrolujte
Deň pred podujatím už nie je čas na veľké zmeny konceptu.
Je čas na kontrolu.
Prejdite si celý event od príchodu prvého hosťa až po odchod posledného.
Skontrolujte počet hostí, kontakty na dodávateľov, harmonogram, dopravu, technické požiadavky, catering, program aj zodpovednosti jednotlivých členov tímu.
Pri väčších akciách je vhodné mať pripravený aj krízový plán – napríklad pre výpadok techniky, nepriaznivé počasie alebo oneskorenie účinkujúceho.
Počas večierka musí mať niekto celú akciu pod kontrolou
V deň eventu by už organizátor nemal riešiť, kde sa nachádza mikrofón alebo kedy príde DJ.
Na mieste by mal byť človek alebo produkčný tím, ktorý koordinuje dodávateľov, sleduje harmonogram a dokáže reagovať na nečakané situácie.
Práve koordinácia je jedným z hlavných rozdielov medzi prenájmom jednotlivých služieb a kompletnou organizáciou podujatia.
Firemný večierok nemusíte organizovať sami
Čím je firemný večierok väčší, tým viac ľudí, dodávateľov a detailov treba koordinovať. Pri stovkách hostí už nejde iba o rezerváciu priestoru a objednanie cateringu, ale o samostatný produkčný projekt.
BigAgency zabezpečuje organizáciu firemných akcií a večierkov od prvotného návrhu až po realizáciu. Pomôžeme s výberom priestoru, konceptom, cateringom, programom, technikou, osvetlením, pódiom, mobiliárom aj koordináciou počas samotného eventu.
Vďaka tomu nemusíte komunikovať s množstvom samostatných dodávateľov a počas večierka môžete venovať pozornosť svojim kolegom a hosťom.
Plánujete firemný večierok?
Či už pripravujete menší večierok pre desiatky kolegov alebo veľkú firemnú akciu pre stovky hostí, radi vám pomôžeme pripraviť riešenie podľa vašich predstáv, priestoru a rozpočtu.
Pozrite si možnosti organizácie firemných akcií s BigAgency a nechajte prípravu aj realizáciu eventu na nás.
