Eine Firmenfeier kann eine Gelegenheit sein, Mitarbeitern zu danken, ein erfolgreiches Jahr zu feiern, Neuigkeiten in der Firma zu präsentieren oder einfach einen Raum zu schaffen, in dem sich Kollegen außerhalb des Arbeitsplatzes treffen können. Um jedoch den ganzen Abend professionell zu gestalten und den Gästen einen angenehmen Abend zu ermöglichen, verbringen oft Wochen der Vorbereitung hinter den Kulissen.
Die Auswahl des Veranstaltungsortes, die Gastronomie, das Programm, die Soundtechnik, die Beleuchtung, die Möbel, die Logistik und die Koordination der Lieferanten – alle diese Elemente müssen zusammenpassen.
Deshalb haben wir einen praktischen Leitfaden erstellt, Wie man eine Firmenfeier Schritt für Schritt organisiert und was man bei seiner Vorbereitung nicht vergessen sollte.
Setzen Sie ein Ziel für die Firmenfeier
Bevor Sie einen Veranstaltungsort oder ein Programm suchen, beantworten Sie die grundlegende Frage: Warum organisieren Sie eine Feier?
Dies kann beispielsweise Folgendes sein:
- Weihnachtsfest,
- Die Feier des Unternehmensjubiläums,
- Ein Dank an die Mitarbeiter,
- Informelles Treffen der Mannschaft,
- die Feier der erzielten Erfolge,
- die Einführung eines neuen Produktes oder der Ausrichtung des Unternehmens,
- eine Feier im Team-Building-Stil,
- Treffen der Mitarbeiter mit Geschäftspartnern.
Von dem Ziel abgeleitet wird die Beschaffenheit des Raums, das Programm, die Gastronomie und der gesamte Stil der Veranstaltung.
Eine formelle Gala-Abendveranstaltung für Geschäftspartner erfordert einen ganz anderen Ansatz als eine informelle Party für Mitarbeiter.
Wenn Sie nicht einzelne Teile einzeln bearbeiten möchten, können Sie die Organisation an die professionelle Eventagentur BigAgency übergeben, die die Planung, die Lieferanten, die Technik und die Koordination des gesamten Events übernimmt.
Auf jeden Fall ein Budget
Der Budgetplan ist einer der wichtigsten Punkte bei der Planung einer Feier.
Es ist ideal, eine Gesamtsumme festzulegen und diese anschließend auf die Hauptposten aufzuteilen:
- Mietung von Räumlichkeiten,
- Küche und Getränke,
- Technische Sicherheit,
- Programm und Darsteller,
- Moderator oder DJ,
- Ausstattung und Branding,
- Möbel,
- Verkehr,
- Fotografie und Video,
- Organisatorisches Personal,
- Eine mögliche Reserve für unerwartete Ausgaben.
Bei der Planung ist es sinnvoll, einen Teil des Budgets als Reserve zu belassen. Denn während der Vorbereitungsphase entstehen oft zusätzliche Anforderungen – von weiteren technischen Geräten bis hin zu einer Erhöhung der Gästelänge.
Erfahre die Anzahl der Gäste und wähle den Termin aus
Bevor Sie einen Veranstaltungsort reservieren, benötigen Sie mindestens die ungefähre Anzahl der Teilnehmer.
Der Unterschied zwischen einem Fest für 40, 150 oder 500 Personen wird praktisch alles stark beeinflussen – die Größe des Raums, die Gastronomie, die Anzahl der Bedienungspersonal, die Technik und das Programm.
Bei der Auswahl des Termins sollten Sie auch die Saison berücksichtigen. Insbesondere während des Vorweihnachtszeitraums sind Räumlichkeiten, Cateringunternehmen, Moderatoren und Musikgruppen oft lange im Voraus reserviert.
Bei größeren Firmenveranstaltungen lohnt es sich daher, einige Monate vor dem geplanten Termin mit der Vorbereitung zu beginnen.
Wählen Sie den geeigneten Raum aus
Der Raum schafft die grundlegende Atmosphäre für die gesamte Feier.
Bei der Auswahl sollten Sie nicht nur auf die maximale Kapazität achten. Auch weitere praktische Fragen sind wichtig:
- Wie kommen die Gäste ans Ziel?
- Gibt es Parkplätze zur Verfügung?
- Ist der Raum für das geplante Programm geeignet?
- Ist dort Platz für eine Bühne oder ein Tanzparkett?
- Was sind die Möglichkeiten für Catering?
- Ist es möglich, eigene Technik mitzubringen?
- Wie lange kann Musik spielen?
- Ist eine Garderobe vorhanden?
- Was sind die Möglichkeiten der Versorgung und des Zugangs der Lieferanten?
Der Raum muss nicht nur eine klassische Restaurant, ein Hotel oder eine Veranstaltungsstätte sein.
Sie können die Firmenfeier auch im Freien veranstalten. In diesem Fall ist jedoch eine Alternative für den Fall eines unzumutbaren Wetters zu berücksichtigen. Eine Möglichkeit ist Miete von Party-Ständen, Die können den Hauptbereich der Veranstaltung schaffen oder die Catering-, VIP- oder Erholungszone abdecken.
Erstellen Sie ein Programm und einen Abendplan
Ein guter Firmenfest sollte eine klare Struktur haben, aber gleichzeitig sollte er nicht wie eine Arbeitskonferenz wirken.
Ein Beispiel für einen einfachen Zeitplan könnte folgendermaßen aussehen:
18:00 – 19:00 – Ankunft der Gäste und Begrüßungsgetränk
19:00 – 19:15 – Begrüßung und kurzer Vortrag
19:15 – 20:30 – Abendessen
20:30 – 21:00 – Hauptprogramm
21:00 – 22:00 – Wettbewerbe oder interaktive Aktivitäten
22:00 – 02:00 – DJ, Musik und Freizeitaktivitäten
Der genaue Ablauf hängt natürlich vom Typ der Veranstaltung ab.
Vor allem die richtige Geschwindigkeit ist wichtig. Zu viele Vorträge, Präsentationen und organisierte Aktivitäten können die Gäste ermüden. Umgekehrt kann ein Fest ohne Programm nach dem ersten Abend die Energie verlieren.
Wählen Sie Catering
Speisen und Getränke gehören zu den Dingen, die die Gäste oft am meisten an einem Firmenfest in Erinnerung behalten.
Bei Catering muss nicht nur die Anzahl der Gäste berücksichtigt werden, sondern auch die Art der Veranstaltung.
Für ein informelles Fest eignet sich ein Buffet oder ein Street-Food-Konzept. Bei einem repräsentativeren Ereignis funktioniert ein serviertes Menü besser.
Vergessen Sie auch nicht:
- vegetarische und vegane Optionen,
- Lebensmittelallergien und -unverträglichkeiten,
- alkoholfreie Getränke,
- genug Wasser,
- Kaffee,
- Später Abendessen.
Das Catering sollte gleichzeitig mit dem Zeitplan abgestimmt sein. Wenn beispielsweise der Hauptprogramm um 20:00 Uhr beginnt, sollte sich gleichzeitig nicht eine lange Schlange an Gästen vor dem Catering bilden.
Verteidigen Sie sich nicht vor dem Klang, den Licht und der Technik.
Die technische Abwicklung ist ein Teil der Veranstaltung, den die Gäste oft nicht bemerken – bis irgendetwas nicht funktioniert.
Der Moderator hat keinen Mikrofon, die Präsentation ist nicht zu sehen, die Musik in der hinteren Ecke des Raumes ist nicht zu hören oder der Tanzboden ist zu dunkel. Selbst ein kleiner technischer Fehler kann ein sonst gut vorbereitetes Programm stören.
Passen Sie den Umfang der Technik an den Raum und das Programm an.
BigAgency stellt sicher Miete von Soundtechnik einschließlich Raumakustik, Mikrofone und technischer Bedienung.
Die Atmosphäre des Abends wird auch durch das Licht stark beeinflusst. Professionell Partystraße Beleuchtung Sie können es zum Beleuchten von Räumen, Tanzflächen, Bühnen oder Werbeelementen verwenden.
Bei einem größeren Programm kann dies auch erforderlich sein. Podium zur Miete. Sie können es für Ansprachen, Moderation, Verleihung von Auszeichnungen, ein Konzert oder andere Auftritte nutzen.
Bereiten Sie Unterhaltung für die Gäste vor
DJ oder Live-Musik sind eine bewährte Kombination für Partys, aber das Programm muss nicht damit enden.
Interessante Ergänzungen sind Aktivitäten, bei denen die Gäste aktiv teilnehmen können.
Eine Möglichkeit wäre beispielsweise PlayWall – interaktive Wand, das verschiedene Bewegungs- und interaktive Spiele bietet.
Bei einem thematischen Abendessen kann auch ein unterhaltsames Casino mit Roulette, Blackjack oder anderen Casinospielen eine interessante Alternative sein.
Bei der Auswahl des Programms gilt jedoch ein einfaches Gesetz: Die Attraktionen sollten dem Publikum und dem Konzept des Abends entsprechen. Es ist nicht notwendig, jede Minute des Programms zu füllen. Manchmal reichen zwei oder drei qualitativ hochwertige Aktivitäten und genügend Platz für Freizeitaktivitäten und Gespräche aus.
Denken Sie an die Möbel und die Raumaufteilung
Auch ein hochwertiger Raum kann schlecht funktionieren, wenn er nicht richtig gestaltet ist.
Überlegen Sie sich die einzelnen Zonen:
- Anmeldung und Einreise,
- Umkleidekabine,
- Willkommensgetränk,
- Hauptsitz,
- Catering,
- Bar,
- Podium,
- Tanzboden,
- Attraktionen,
- Networking- oder Relaxzone.
Nicht jeder Gast möchte den ganzen Abend an einem Tisch sitzen. Daher können praktische Ergänzungen wie zum Beispiel Stühle an den Ständen, die Platz für informelle Gespräche, Networking oder Verpflegung schaffen.
Bei der Planung lassen Sie gleichzeitig ausreichend breite Kommunikationswege zwischen den einzelnen Teilen des Raumes entstehen.
Erstellen Sie einen detaillierten Produktionsplan
Das Programm für die Gäste ist nur ein Teil des Zeitplans.
Die Organisatoren sollten einen separaten Produktionsplan vorlegen, der bereits am Morgen oder am Tag vor der eigentlichen Veranstaltung erstellt werden kann.
Es sollte beispielsweise Folgendes enthalten:
- Ankunft der einzelnen Lieferanten,
- Aufbau des Podiums,
- Installation von Audio- und Lichtsystemen,
- die Organisation von Catering,
- Platzierung von Mobiliar,
- Soundcheck,
- Prüfung der Präsentationen und Videos,
- Briefing des Personals,
- Eröffnung der Registrierung,
- die einzelnen Punkte des Programms,
- Demontage und Abtransport der Ausrüstung.
Bei jeder wichtigen Aufgabe sollte eine bestimmte Person bestimmt werden, die für diese zuständig ist.
Am Tag vor der Party alles überprüfen
Am Tag vor der Veranstaltung ist es nicht mehr Zeit für große Änderungen des Konzepts.
Es ist Zeit für eine Kontrolle.
Schauen Sie sich die gesamte Veranstaltung von der Ankunft des ersten Gastes bis zum Verlassen des letzten an.
Überprüfen Sie die Anzahl der Gäste, die Kontaktdaten der Lieferanten, den Zeitplan, die Transportmöglichkeiten, die technischen Anforderungen, das Catering, das Programm sowie die Verantwortlichkeiten der einzelnen Teammitglieder.
Bei größeren Veranstaltungen ist es sinnvoll, auch einen Krisenplan parat zu haben – zum Beispiel für einen Ausfall der Technik, ungemütliches Wetter oder Verzögerungen des Veranstalters.
Während der Feier muss jemand die gesamte Veranstaltung im Griff haben.
Am Veranstaltungstag sollte der Organisator nicht mehr darüber entscheiden, wo der Mikrofon steht oder wann der DJ ankommt.
An Ort sollte ein Mitarbeiter oder ein Produktionsteam sein, der die Lieferanten koordiniert, den Zeitplan verfolgt und auf unerwartete Situationen reagieren kann.
Die Koordination ist genau genommen einer der Hauptunterschiede zwischen der Vermietung einzelner Dienstleistungen und der kompletten Organisation einer Veranstaltung.
Sie müssen die Firmenfeier nicht selbst organisieren
Je größer die Firmenfeier ist, desto mehr Menschen, Lieferanten und Details müssen koordiniert werden. Bei Hunderten von Gästen geht es nicht nur um die Reservierung von Räumlichkeiten und die Bestellung des Caterings, sondern auch um ein separates Produktionsprojekt.
BigAgency organisiert Unternehmensveranstaltungen und Feiern von der ersten Planung bis zur Umsetzung. Wir helfen bei der Auswahl des Veranstaltungsortes, dem Konzept, der Küche, dem Programm, der Technik, der Beleuchtung, der Bühne, der Möbel und bei der Koordination während des gesamten Events.
Dadurch müssen Sie nicht mit vielen separaten Lieferanten kommunizieren und Sie können während der Feier Ihrem Kollegen und Ihren Gästen die volle Aufmerksamkeit schenken.
Planen Sie eine Firmenfeier?
Ob Sie eine kleine Feier für Dutzende von Kollegen oder eine große Firmenveranstaltung für Hunderte von Gästen planen – wir helfen Ihnen gerne, eine Lösung entsprechend Ihren Vorstellungen, Ihrem Raum und Ihrem Budget zu erstellen.
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